Atti notarili

(Ufficio di Riferimento: D.G.IT. - UFFICIO IV)

L’ufficio consolare esercita - esclusivamente nei confronti di cittadini italiani che si trovino all'estero in via permanente o temporanea - talune funzioni notarili previste dal nostro ordinamento. Essenzialmente si tratta del ricevimento di atti pubblici (procure, testamenti), di atti notori, di autenticazioni e di sottoscrizioni apposte a scritture private.
Esistono tuttavia alcune differenze tra le competenze consolari in materia notarile e quelle attribuite ai notai esercenti in Italia, sostanzialmente connesse alla diversa posizione del Capo della Rappresentanza consolare, funzionario dello Stato, e quella del notaio, libero professionista.
In effetti:

• il notaio può anche essere chiamato a fungere da consulente legale del cliente; egli pertanto può assumere informazioni circa la solvibilità di una persona o agire da mediatore in una transazione, oppure consigliare il cliente circa rapporti familiari o finanziari. E’ escluso che l’Autorità consolare possa svolgere attività analoghe. Il suo consiglio, se richiesto, deve essere limitato al campo giuridico, con particolare riguardo alla validità degli atti che le si domanda di ricevere. La sua assistenza deve limitarsi alla legalità degli atti prospettati e non alla loro utilità economica.
• il notaio può essere a volte il mandatario del cliente rispetto alla pubblicità e alla esecuzione di formalità relative agli atti da lui ricevuti. Nessuna attività di tale natura può, invece, essere svolta dal capo della Rappresentanza consolare.
• mentre il notaio ha diritto ad un onorario, tutti gli atti consolari sono soggetti unicamente alla tassa indicata nella Tariffa consolare.

Il cittadino italiano all'estero può, in alternativa, formalizzare l'atto presso un pubblico notaio ufficialmente accreditato nel Paese di residenza. Successivamente, se il Paese ha aderito alla Convenzione dell'Aja del 1961 per l'abolizione della legalizzazione, deve provvedere a far apporre sul documento l'«apostille» da parte dell'Autorità preposta nel Paese di residenza. Se il Paese non ha aderito alla Convenzione suddetta, dovrà far legalizzare la firma del notaio a cura della Rappresentanza consolare italiana (v. sezione Traduzione e Legalizzazione dei documenti).

I servizi notarili più frequentemente richiesti ad un Ufficio consolare sono:

• Procure
• Testamenti
• Atti Pubblici
• Attività di autenticazione

In attuazione dell’art. 28 del D. Lgs. 71/2011, il Decreto del Ministro degli Affari Esteri del 31 ottobre 2011 limita, a partire dal 1° gennaio 2012, l’erogazione dei servizi notarili da parte degli Uffici consolari aventi sede in Austria, Belgio, Francia, Germania e Lettonia.
Tale scelta si basa, in primo luogo, sull’esistenza di convenzioni bilaterali o multilaterali che hanno soppresso, per gli atti provenienti da tali Paesi, la necessità di legalizzazione o apostille e, in secondo luogo, sul fatto che i Notariati presenti in tali Paesi hanno aderito all’Unione Internazionale del Notariato (U.I.N.L.), elemento ritenuto idoneo a garantire la presenza in loco di adeguati servizi notarili.
Per avere efficacia in Italia gli atti dovranno comunque essere tradotti.
Il provvedimento prevede che il Capo dell’Ufficio Consolare continui in ogni caso a ricevere, a richiesta di cittadini italiani, testamenti pubblici, segreti o internazionali.
Egli può inoltre ricevere - previa verifica della oggettiva e documentata impossibilità da parte del connazionale di rivolgersi ad un notaio in loco - atti che rivestono carattere di necessità e urgenza, quando dal ritardo possa derivare pregiudizio al cittadino.